Tietosuojaseloste Helsingin Tilikeskus Oy

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Helsingin Tilikeskus Oy

Osoite: Eliel Saarisen tie 2, 00400 Helsinki

Puhelin: +358105244080

Yhteyshenkilö: Tanja Suokas, info@tilikeskus.fi

2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Asiakasrekisteri. Rekisterissä käsitellään yrityksen asiakastietoja.

3. Henkilötietojen käsittelynkäyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on asiakasyritysten ajantasainen hallinta ja ylläpito. Rekisteriä käytetään yrityksen laskutuksessa, palkanlaskennassa ja asiakkuuden kannalta tärkeiden viestienlähettämisessä. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään yrityksen asiakkaiden yhteystietoja sekä muita tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

* Rekisteröidyn yrityksen nimi ja y-tunnus

* Rekisteröidyn yrityksen osoite ja kotipaikka

* Rekisteröidyn yhteyshenkilön etu- ja sukunimi

* Rekisteröidyn yrityksen laskutusosoite

* Rekisteröidyn yrityksen ja/tai yhteyshenkilön sähköpostiosoite

* Rekisteröidyn yrityksen ja yhteyshenkilön puhelinnumero

* Palkansaajien henkilötunnukset ja muu palkanlaskennan kannalta välttämätön henkilötieto

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhteystiedot kerätään asiakasyrityksen yhteyshenkilöiltä.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Yrityksen asiakkaiden yhteystietoja säilytetään Helsingin Tilikeskus Oy:n laskutus- ja

palkanlaskentaohjelmistojen asiakasrekistereissä. Rekisterit ovat suojattu salasanoilla.

Henkilötietoihin pääsy on rajattu, eikä tietoja luovuteta muille toimijoille. Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yrityksen asiakas. Asiakkuuden päättymisen jälkeen

henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 12 kuukautta. Kaikki manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja asiakastietojen käyttöä valvotaan. Yrityksenkäytössä olevat laitteet ja työasemat on suojattu. Yrityksen sähköpostiohjelma

tallentaa yritykselle tulleiden ja lähetettyjen viestien sähköpostiosoitteet. Yrityksen kotisivuilla olevien yhteydenottolomakkeiden kautta lähetetyt tiedot välittyvät yrityksen sähköpostiin https-suojatulla yhteydellä. Sähköpostienpalvelimen tietoturvasta huolehtii luotettava kotimainen palveluntarjoaja.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan yrityksen palkanlaskennan järjestelmässä, johon on pääsy

salasanalla. Henkilötietoja ei luovuteta muille toimijoille.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yritys ei käytä yhteystietojen käsittelyssä tai sen siirrossa Euroopan unionin tai Euroopan

talousalueen ulkopuolella olevia palveluja, eikä tietoihin anneta pääsyä enempää kuin on

välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yrityksen asiakas.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 12 kuukautta.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Tarkastus

tapahtuu tilitoimiston tiloissa ja niin, että henkilö todistaa ensin henkilöllisyytensä.

* saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

* saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yrityksen käsittelemät

henkilötiedot

* vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

* vaatia henkilötietojensa poistamista; – peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa

henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn

suostumukseen

* vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä

perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu

* saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle

rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yritykselle. Yritys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti

* vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän

tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö-kohdanyksi (1) mukaisesti. Yritys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden

ennen pyynnön käsittelemistä. Yritys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai

työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan

tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja

muut yhteydenotot tulee tehdä rekisterin ylläpitäjän sähköpostiin info@tilikeskus.fi.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.11.2022.